Ušetřete si čas při vyhledávání v Outlooku! Ukážeme Vám jak na to.

Spousta z Vás určitě denně vyhledává mezi e-maily v Outlooku. Často, to ale bývá velmi krkolomná záležitost. Koukněme se tedy na to, jak v Outlooku 2016, který je součástí sady Office 365, vyhledávat e-maily jednoduše a efektivně.

Hledáte e-mail od určitého odesílatele?

Mnozí z nás by jistě zadali do vyhledávacího pole jméno odesílatele. To není vlastně vůbec špatně. Outlook Vám ale poté vyhledá veškeré e-maily, které obsahují hledanou frázi. Čili spoustu zbytečných e-mailů, které Vás nezajímají.

V Outlooku místo toho můžete využít funkce Hledání > Od,

Která Vám připraví formu, do které jednoduše rovnou napíšete jméno odesílatele, nebo část jeho jména.

Po zadání, se v našem případě vyhledaly všechny e-maily, které mají v odesílateli jméno Tomáš

Hledáte e-mail, který má ve svém předmětu určitý text?

Opět můžete využít tlačítka z lišty nástrojů vyhledávání:

Já si například na konci týdne budu chtít přečíst všechny e-maily, ze všech mých poštovních schránek, které měly v předmětu text Newsletter. Kliknu tedy na hledání a liště vyberu předmět, do kterého zadám text „newsletter“ a budu vyhledávat skrze všechny poštovní schránky.

Outlook mi opět vyhledá pouze e-maily, které v předmětu obsahují text newsletter.

Ztratila se Vám důležitá příloha? Vyhledejte si pouze e-maily s přílohami

Opět použijete tlačítko z horní lišty v Outlooku:

Outlook Vám následně vloží do vyhledávání tuto formuli:

A vyhledá veškeré e-maily, které obsahují přílohy:

Veškeré tyto možnosti pro vyhledávání lze kombinovat. Pokud tedy hledám všechny e-maily s přílohou, od odesílatele se jménem Tomáš a s předmětem Přehled, postupně kliknete na Od, Předmět, S přílohou a doplníte fráze, které hledáte. Nakonec by to mělo vypadat zhruba takto (je na Vás, v jakém pořadí budete přidávat atributy vyhledávání):

Výsledek vyhledávání bude poté vypadat takto:

Je to opravdu velmi jednoduché a účinné vyhledávání. Další možnosti jsou tyto:

Místo vyhledávání

Máte více e-mailových schránek, nebo chcete vyhledávat pouze v jedné složce? Místo vyhledávání nastavíte zde:

Hledáte zprávy od určitého odesílatele, s určitým předmětem, nebo s přílohou. Hledáte e-maily, které jste si zařadili do určité kategorie. Nebo byste rádi zobrazili e-maily za určité časové období, nepřečtené e-maily, e-maily s příznakem, e-maily označené jako důležité nebo e-maily dle adresáta? Toto najdete zde:

Je zde také možnost hledat podle vlastních představ:

Dále zde najdeme nástroje vyhledávání, které Vám umožní zopakovat nedávno proběhlé hledání, nastavit indexaci jednotlivých poštovních schránek a další.

Doporučujeme Vám začít tyto nástroje používat. Mohou Vám ušetřit zbytečné probírání stovek e-mailů, kvůli nalezení potřebných informací. Další z důležitých nástrojů jsou pak automatická pravidla, která třídí poštu za Vás.

Máte dotazy, nebo chcete Outlook 2016?

Nemáte ještě Office 2016? Začněte s verzí Office 365 Enterprise E3 na měsíc zdarma!

V případě jakýchkoliv dotazů, nás prosím neváhejte kontaktovat na naší Hotline 555 501 810, nebo kontaktním formulářem.