Office 365 z pohledu účetnictví

Připravili jsme odpovědi na nejčastější dotazy ohledně účetnictví a služeb Office 365 směřující na naší hotline 555 501 810.

Co si vyžádat od dodavatele?

Smlouvu o poskytnuté službě s následujícími náležitostmi: o odběrateli, o dodavateli, přesná specifikace rozsahu služby včetně popisů produktů, které lze mít z titulu smlouvy instalovány na koncových zařízeních, o počet licencí příp. uživatelů oprávněných využívat službu, o ceně a datum. Informace o licenčních podmínkách a povoleném způsobu použití produktů, které jsou poskytnuty v rámci služby.

Co a jak dlouho archivovat?

Originály dokladů o poskytnuté službě a o jejím využívání koncovými uživateli u zákazníka je třeba archivovat po celou dobu skutečného užívání softwaru.

Jak zaúčtovat pořízení licence?

V tomto licenčním modelu dochází k pronájmu licencí a jejich využití na určitou konkrétní dobu. K faktickému pořízení licence zde vůbec nedochází. Uživatel je oprávněn používat software po dobu, na kterou má zaplacenu službu. Platby za software budou účtovány na účty skupiny 51 – Služby. Z hlediska daní z příjmu se bude jednat rovněž o náklady na služby.

Odvedení daně z přidané hodnoty

Zvláštní povinnost je třeba věnovat DPH! Služba Microsoft Office 365 je vždy poskytována společností Microsoft Ireland Operations Ltd. Společnost Microsoft v Irsku je plátcem DPH registrovaným v EU, z čehož vyplývá, že při přijetí služby nebude účtováno DPH na dokladu, ale bude využito principu reverse charge. Vzhledem k pravidlům legislativy EU je pak příjemce služby, který není plátcem DPH, povinen se k DPH registrovat a odvést DPH již z tohoto plnění.

Účetní odpisy licence

Účetní jednotka neodepisuje, výdaje za pronájem jsou promítnuty přímo v nákladech.

Daňové odpisy licence

Účetní jednotka neeviduje žádné daňové odpisy. Náklady jsou vykazovány v položce služby.