Ochrana obsahu dokumentů - začněte používat RMS

Pokud přemýšlíte o tom, že nechcete nechat své citlivé dokumenty na firemních serverech nebo jako přílohy v mailech zcela bez ochrany, je tu pro Vás jednoduché řešení. Tedy jednoduché, pokud používáte Office 365. V plánu Office 365 Enterprise E3 je toto řešení v ceně služby, pro ostatní je k dispozici jako samostatná služba (více na samotném konci návodu). A jemuje se Rights Management Services (dále RMS).

Pokusíme se popsat co nejjednodušší postup, jak v jednotlivých krocích nastavit RMS pro používání ve firmě. První část je určena pro správce, druhá je pak určena pro všechny uživatele.

Správce: Nastavení portálu Office 365 správcem

1. V centru pro správu Office 365 najděte v levém sloupci záložku Ochrana pošty.
   
2. Potvrďte volbu Spravovat.
   
3. Aktivujte zde službu rights management a koukněte se, co je pod možností upřesňující funkce.
   
4. Ve službě RMS máte možnost spravovat zásady služby. Ale toto nemusíte dělat, můžete klidně skočit na bod 8,. Nicméně pro zajímavost ...
   
5. Máte zde možnost celou službu deaktivovat a vytvářet bezpečnostní zásady.
   
6. Dvě základní jsou připraveny, takže netřeba nic definovat hned poprvé.
   
7. Se zásadami lze samozřejmě i dále nakládat,
   
8. Vraťte se do centra pro správu Office 365 a v levém sloupci klikněte v sekci Správce na SharePoint, abyste mohli zásady používat i pro knihovny a seznamy v SharePointu.
   
9. V centru pro správu SharePointu pojďme do položky Nastavení.
   
   
10. V pravé části pak aktivujte/obnovte nastavení technologií IRM.
    
11. Potom můžete konkrétní knihovně nastavit pravidla v Nastavení knihovny.
    
12. V části Oprávnění a správa knihovny máte nově odkaz Správa přístupových práv k informacím.
13. V samotné správě potom můžete nastavit vlastní zásady pro tuto knihovnu.
    a) Název zásad oprávnění se bude zobrazovat všem uživatelům přistupujícím na dokumenty z knihovny,
    b) popis zásad oprávnění by měl více vysvětlit důvod těchto zásad.
    
    Tip: Popis jednotlivých možností na stránkách Microsoftu je zde.
14. Zde vidíte, jak se potom u dokumentů z této knihovny zobrazuje uživatelům upozornění zabezpečení.
    

Uživatel: Jak nainstalovat a aktivně používat RMS

1. Zapamatujte si následující logo, které vám bude zprostředkovávat službu ve všech aplikacích.
   
2. Na adrese https://portal.aadrm.com/home/download jsou k dispozici klientské aplikace pro nejrozšířenější platformy:
   
3. V případě Windows je instalace otázka chvilky a končí požadavkem na restart systému.
   
4. V aplikacích Office už uvidíte výše zmíněnou ikonu.
   
5. Podle předdefinovaných zásad (včetně těch podnikových) můžete nastavit kontrolu nad obsahem pro určité uživatele, čas a okamžitou informaci o pokus přístupu k dokumentu.
   
6. V odeslaném dokumentu odchází také informace o způsobu zabezpečení dokumentu.
   
   Tip: Jak mohou používat RMS i uživatelé, kteří nepoužívají profesionální Office 365.
7. Po otevření dokumentu oprávněným uživatelem tento vidí svoje přidělená oprávnění.
   
8. U dokumentu můžete také sledovat na něm proběhlé aktivity.
   
9. U pošty v Outlooku můžete dokonce používat zásadyi bez instalace klienta RMS v části Soubor - Informace u konkrétního mailu (vidíte tam přednastavené zásady). Toto se týká mailu.
   
10. Pokud chcete chánit obsah v příloze, použijte zase známou ikonu.
    
11. A stejně můžete postupovat i na svých mobilních zařízeních, kde si můžete nastavit pravidla třeba i pro fotografie na svém Android telefonu nebo iPhone.
         

Ukázkové snímky byly pořízeny v prostředí plánu Office 365 Enterprise E3, který obsahuje službu Azure Rights Management, umožňující:

• Vytvářet a konzumovat obsah chráněný pomocí klientů Windows a aplikací Office,
• vytvářet a konzumovat obsah chráněný pomocí mobilních zařízení,
• integraci s Exchange Online, SharePoint Online a OneDrive pro firmy,
• podporu formátů souborů jiných, než jen z kancelářské sady Office ,
• podporu pro všechny platformy: Windows, Windows Phone, iOS, Mac OS X a Android,
• sledování využití svých dokumentů uživateli,
• zrušení přístupů ke svým dokumentům uživateli.

Jak si to vyzkoušet?

• Office 365 Enterprise E3 si můžete zdarma vyzkoušet odkazem na stránce www.bestonline.cz/office-365-enterprise-e3/.
• Pokud máte jiný plán předplatného Office 365, najděte si v centru pro správu Office 365 v levém sloupci odkaz Koupit služby a vyberte si k vyzkoušení službu Azure Rights Management: