Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online)
Existuje několik způsobů, jak sdílet kontakty v rámci Microsoft 365. My si dnes ukážeme, jak to udělat pomocí sdílené schránky a jaké jsou úskalí tohoto způsobu. Druhý způsob, který si ukážeme, je veřejná složka.
Upozornění: Obecně platí, že pokud chcete pracovat se sdílenými kontakty, nepůjde vám to v aplikacích Apple Mail a Mail na iOS. Místo nich budete nuceni používat Outlook pro Mac a Outlook pro iOS.
Sdílené kontakty přes sdílenou schránku
Tento postup je doporučen Microsoftem, jako jediný správný způsob, jak vytvořit sdílené kontakty a sdílené kalendáře v rámci firmy v Microsoft 365.
Výhody
Rychlé nastavení
Včetně sdíleného kalendáře
Jednoduchá správa uživatelů
Automatické zobrazení v Outlooku
Lze přidat do mobilní aplikace Outlook
Synchronizuje kontakty s mobilem a Outlookem
Funguje i s Outlookem pro Mac
Nevýhody
Není vidět v Outlooku na webu
Trvá delší dobu, než se vše zajede
Nelze vybírat kontakty pro odesílání nových mailů
Nefunguje s Apple Mail
Vytvoření sdílené schránky pro sdílení celofiremních kontaktů a firemního kalendáře
V administraci Microsoft 365 otevřete Týmy a skupiny > Sdílené poštovní schránky
Vytvořte sdílenou schránku
Přidejte členy sdílené schránky
Zobrazení v Outlooku pro Desktop
Nyní v Outlooku na PC (většinou po vypnutí a zapnutí aplikace) uvidíte novou schránku a zároveň mezi kontakty a kalendáři také nové položky, které patří sdílené schránce.
V Outlooku na PC se automaticky zobrazí sdílená schránka po několika restartech aplikace
V tu samou chvíli se zobrazí i sdílený kalendář, který patří ke stejné schránce
A také sdílená složka na kontakty
Zobrazení v Outlooku na webu (OWA)
V Outlooku na webu není práce se sdílenými kalendáři, kontakty a schránkami tak jednoduchá, jako v desktopových aplikacích.
Otevřete Outlook na webu
V pravém horním rohu klikněte na ikonu svého avatara
Zvolte možnost otevřít jinou poštovní schránku
Vyberte sdílenou schránku
Pracujte se schránkou a kontakty jako v normální schránce, ale v novém okně.
Jak vytvořit sdílený kontakt?
Přejděte v Outlooku na záložku Lidé
Zvolte sdílené kontakty
Vytvořte kontakt
Dejte tomu čas a vše se vám sesynchronizuje
Časté problémy
Zlobí vám synchronizace? Přepněte si outlook z režimu cached exchange do režimu live, nechte vše načíst a pak ho přepněte zpět.
Sdílené kontakty přes veřejnou složku
Tuto možnost bychom aktuálně volili pouze v případě, že uživatelé potřebují vidět sdílené kontakty v Outlooku na webu.
Výhody
Je vidět v Outlooku na webu (OWA)
Nevýhody
Trvá delší dobu, než se veřejné složky propíšou do Outlooků
Nefunguje s Apple Mail
V OWA nelze do složky importovat ani kopírovat kontakty
Vytvoření veřejné složky
Otevřete si Administraci Exchange Online
Zvolte Public Folders (veřejné složky) > Public Folder Mailboxes
Vytvořte primární hierarchii (= 100 GB poštovní schránka, do které se data ukládají)
Přejděte do Public folders (Veřejné složky)
Vytvořte první veřejnou složku v hierarchii
Po vytvoření složky poklepáním na tlačítko Spravovat změňte oprávnění pro přístup uživatelů.
Teď je potřeba počkat hodinu, dvě, tři až 24hodin, než se složka propíše v systému a přidá se do Outlooku.
Následně správce s oprávněním otevře Outlook a najde si veřejnou složku. Pravým kliknutím myši zvolí vytvořit složku. Složku nastaví na typ položek kontakt.
Pravým kliknutím myši na vytvořenou složku, otevřete vlastnosti složky a nastavte aby se zobrazovala v adresáři Outlooku:
Nastavte oprávnění pro práci s kontakty pro jednotlivé uživatele
Přidání kontaktů z veřejné složky do Outlooku na webu
V dialogovém okně se proklikejte až na úroveň složky s kontakty a klikněte na text s hvězdičkou -> Přidat veřejnou složku
Nyní máte vytvořeny sdílené kontakty a můžete s nimi začít pracovat. Obecně platí, že správa kontaktů se dělá snáze z aplikace Outlook. Uživatelé OWA je pak mohou používat, i přidávat a měnit (podle toho, jak nastavíte oprávnění) ale nemohou udělat hromadný import.
Závěr
Co na to říct. Sdílení kontaktů je jedna z věcí, kterou by čekal každý dobře propracovanou. Doufejme, že nám Microsoft brzo ukáže nějaké lepší řešení, které bude fungovat všude a skvěle. Zatím zůstaneme u sdílených schránek a veřejných složek.
Máte nějaké jiné řešení? Prosím podělte se s námi v komentářích. Budete nesmírně rádi.
Máte nějaké dotazy nebo připomínky? Zanechte komentář a neváhejte se s námi spojit na facebooku!