Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online)

Existuje několik způsobů, jak sdílet kontakty v rámci Microsoft 365. My si dnes ukážeme, jak to udělat pomocí sdílené schránky a jaké jsou úskalí tohoto způsobu. Druhý způsob, který si ukážeme, je veřejná složka.

Upozornění: Obecně platí, že pokud chcete pracovat se sdílenými kontakty, nepůjde vám to v aplikacích Apple Mail a Mail na iOS. Místo nich budete nuceni používat Outlook pro Mac a Outlook pro iOS.

Sdílené kontakty přes sdílenou schránku

Tento postup je doporučen Microsoftem, jako jediný správný způsob, jak vytvořit sdílené kontakty a sdílené kalendáře v rámci firmy v Microsoft 365.

Vytvoření sdílené schránky pro sdílení celofiremních kontaktů a firemního kalendáře

1. V administraci Microsoft 365 otevřete Týmy a skupiny > Sdílené poštovní schránky
2. Vytvořte sdílenou schránku

3. Přidejte členy sdílené schránky

Zobrazení v Outlooku pro Desktop

Nyní v Outlooku na PC (většinou po vypnutí a zapnutí aplikace) uvidíte novou schránku a zároveň mezi kontakty a kalendáři také nové položky, které patří sdílené schránce.

Zobrazení v Outlooku na webu (OWA)

V Outlooku na webu není práce se sdílenými kalendáři, kontakty a schránkami tak jednoduchá, jako v desktopových aplikacích.

1. Otevřete Outlook na webu
2. V pravém horním rohu klikněte na ikonu svého avatara

3. Zvolte možnost otevřít jinou poštovní schránku
4. Vyberte sdílenou schránku
5. Pracujte se schránkou a kontakty jako v normální schránce, ale v novém okně.

Jak vytvořit sdílený kontakt?

1. Přejděte v Outlooku na záložku Lidé
2. Zvolte sdílené kontakty
3. Vytvořte kontakt
4. Dejte tomu čas a vše se vám sesynchronizuje

Časté problémy

Zlobí vám synchronizace? Přepněte si outlook z režimu cached exchange do režimu live, nechte vše načíst a pak ho přepněte zpět.

Sdílené kontakty přes veřejnou složku

Tuto možnost bychom aktuálně volili pouze v případě, že uživatelé potřebují vidět sdílené kontakty v Outlooku na webu.

Vytvoření veřejné složky

1. Otevřete si Administraci Exchange Online
2. Zvolte Public Folders (veřejné složky) > Public Folder Mailboxes

3. Vytvořte primární hierarchii (= 100 GB poštovní schránka, do které se data ukládají)
4. Přejděte do Public folders (Veřejné složky)
5. Vytvořte první veřejnou složku v hierarchii

6. Po vytvoření složky poklepáním na tlačítko Spravovat změňte oprávnění pro přístup uživatelů.

7. Teď je potřeba počkat hodinu, dvě, tři až 24hodin, než se složka propíše v systému a přidá se do Outlooku.
8. Následně správce s oprávněním otevře Outlook a najde si veřejnou složku. Pravým kliknutím myši zvolí vytvořit složku. Složku nastaví na typ položek kontakt.

9. Pravým kliknutím myši na vytvořenou složku, otevřete vlastnosti složky a nastavte aby se zobrazovala v adresáři Outlooku:

10. Nastavte oprávnění pro práci s kontakty pro jednotlivé uživatele

Přidání kontaktů z veřejné složky do Outlooku na webu

1. Otevřete si svůj e-mail v Outlooku na webu
2. Přejděte na Kontakty
3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Složky > zvolte přidat veřejnou složku

4. V dialogovém okně se proklikejte až na úroveň složky s kontakty a klikněte na text s hvězdičkou -> Přidat veřejnou složku

5. Nyní máte vytvořeny sdílené kontakty a můžete s nimi začít pracovat. Obecně platí, že správa kontaktů se dělá snáze z aplikace Outlook. Uživatelé OWA je pak mohou používat, i přidávat a měnit (podle toho, jak nastavíte oprávnění) ale nemohou udělat hromadný import.

Závěr

Co na to říct. Sdílení kontaktů je jedna z věcí, kterou by čekal každý dobře propracovanou. Doufejme, že nám Microsoft brzo ukáže nějaké lepší řešení, které bude fungovat všude a skvěle. Zatím zůstaneme u sdílených schránek a veřejných složek.

Máte nějaké jiné řešení? Prosím podělte se s námi v komentářích. Budete nesmírně rádi.