Článek napsal Aleš Sýkora
Miluju moderní technologie a svět internetu a píšu o tom.
Aktualizováno: 4.4.2022, Vytvořeno: 4.4.2022 | V kategorii: , ,

Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online)

Existuje několik způsobů, jak sdílet kontakty v rámci Microsoft 365. My si dnes ukážeme, jak to udělat pomocí sdílené schránky a jaké jsou úskalí tohoto způsobu. Druhý způsob, který si ukážeme, je veřejná složka.

Upozornění: Obecně platí, že pokud chcete pracovat se sdílenými kontakty, nepůjde vám to v aplikacích Apple Mail a Mail na iOS. Místo nich budete nuceni používat Outlook pro Mac a Outlook pro iOS.

Sdílené kontakty přes sdílenou schránku

Tento postup je doporučen Microsoftem, jako jediný správný způsob, jak vytvořit sdílené kontakty a sdílené kalendáře v rámci firmy v Microsoft 365.

Výhody

  • Rychlé nastavení
  • Včetně sdíleného kalendáře
  • Jednoduchá správa uživatelů
  • Automatické zobrazení v Outlooku
  • Lze přidat do mobilní aplikace Outlook
  • Synchronizuje kontakty s mobilem a Outlookem
  • Funguje i s Outlookem pro Mac

Nevýhody

  • Není vidět v Outlooku na webu
  • Trvá delší dobu, než se vše zajede
  • Nelze vybírat kontakty pro odesílání nových mailů
  • Nefunguje s Apple Mail

Vytvoření sdílené schránky pro sdílení celofiremních kontaktů a firemního kalendáře

  1. V administraci Microsoft 365 otevřete Týmy a skupiny > Sdílené poštovní schránky
  2. Vytvořte sdílenou schránku
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 1
  1. Přidejte členy sdílené schránky
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 3

Zobrazení v Outlooku pro Desktop

Nyní v Outlooku na PC (většinou po vypnutí a zapnutí aplikace) uvidíte novou schránku a zároveň mezi kontakty a kalendáři také nové položky, které patří sdílené schránce.

Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 5
V Outlooku na PC se automaticky zobrazí sdílená schránka po několika restartech aplikace
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 7
V tu samou chvíli se zobrazí i sdílený kalendář, který patří ke stejné schránce
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 9
A také sdílená složka na kontakty

Zobrazení v Outlooku na webu (OWA)

V Outlooku na webu není práce se sdílenými kalendáři, kontakty a schránkami tak jednoduchá, jako v desktopových aplikacích.

  1. Otevřete Outlook na webu
  2. V pravém horním rohu klikněte na ikonu svého avatara
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 11
  1. Zvolte možnost otevřít jinou poštovní schránku
  2. Vyberte sdílenou schránku
  3. Pracujte se schránkou a kontakty jako v normální schránce, ale v novém okně.

Jak vytvořit sdílený kontakt?

  1. Přejděte v Outlooku na záložku Lidé
  2. Zvolte sdílené kontakty
  3. Vytvořte kontakt
  4. Dejte tomu čas a vše se vám sesynchronizuje

Časté problémy

Zlobí vám synchronizace? Přepněte si outlook z režimu cached exchange do režimu live, nechte vše načíst a pak ho přepněte zpět.

Sdílené kontakty přes veřejnou složku

Tuto možnost bychom aktuálně volili pouze v případě, že uživatelé potřebují vidět sdílené kontakty v Outlooku na webu.

Výhody

  • Je vidět v Outlooku na webu (OWA)

Nevýhody

  • Trvá delší dobu, než se veřejné složky propíšou do Outlooků
  • Nefunguje s Apple Mail
  • V OWA nelze do složky importovat ani kopírovat kontakty

Vytvoření veřejné složky

  1. Otevřete si Administraci Exchange Online
  2. Zvolte Public Folders (veřejné složky) > Public Folder Mailboxes
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 13
  1. Vytvořte primární hierarchii (= 100 GB poštovní schránka, do které se data ukládají)
  2. Přejděte do Public folders (Veřejné složky)
  3. Vytvořte první veřejnou složku v hierarchii
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 15
  1. Po vytvoření složky poklepáním na tlačítko Spravovat změňte oprávnění pro přístup uživatelů.
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 17
  1. Teď je potřeba počkat hodinu, dvě, tři až 24hodin, než se složka propíše v systému a přidá se do Outlooku.
  2. Následně správce s oprávněním otevře Outlook a najde si veřejnou složku. Pravým kliknutím myši zvolí vytvořit složku. Složku nastaví na typ položek kontakt.
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 19
  1. Pravým kliknutím myši na vytvořenou složku, otevřete vlastnosti složky a nastavte aby se zobrazovala v adresáři Outlooku:
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 21
  1. Nastavte oprávnění pro práci s kontakty pro jednotlivé uživatele
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 23

Přidání kontaktů z veřejné složky do Outlooku na webu

  1. Otevřete si svůj e-mail v Outlooku na webu
  2. Přejděte na Kontakty
  3. Klikněte pravým tlačítkem myši na Složky > zvolte přidat veřejnou složku
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 25
  1. V dialogovém okně se proklikejte až na úroveň složky s kontakty a klikněte na text s hvězdičkou -> Přidat veřejnou složku
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 27
  1. Nyní máte vytvořeny sdílené kontakty a můžete s nimi začít pracovat. Obecně platí, že správa kontaktů se dělá snáze z aplikace Outlook. Uživatelé OWA je pak mohou používat, i přidávat a měnit (podle toho, jak nastavíte oprávnění) ale nemohou udělat hromadný import.
Jak vytvořit sdílené kontakty v Microsoft 365 (s Exchange Online) 29

Závěr

Co na to říct. Sdílení kontaktů je jedna z věcí, kterou by čekal každý dobře propracovanou. Doufejme, že nám Microsoft brzo ukáže nějaké lepší řešení, které bude fungovat všude a skvěle. Zatím zůstaneme u sdílených schránek a veřejných složek.

Máte nějaké jiné řešení? Prosím podělte se s námi v komentářích. Budete nesmírně rádi.

Máte nějaké dotazy nebo připomínky? Zanechte komentář a neváhejte se s námi spojit na facebooku!

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

crosschevron-down linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram