provozuje Innovative Business s.r.o.
Řízení dokumentů, datových zpráv i procesů v digitálních agendách s elektronickým podpisem, a chytrou archivací přímo v Microsoft 365.
Obsahuje:
Sofa je jedinečné řešení pro rychlou digitalizaci kanceláří bez investice.
4 800 Kč Cena s DPH: 5 808 Kč
Umožňuje podepisovat přímo v Microsoft Office, kde díky Sofa Bridge můžete spustit agendu podepisování ve svém Wordu:
Váš podpis platný a ověřitelný v celé EU podle eIDAS přidáte během několika kliknutí. Můžete přidat i vlastní vizuální parafu:
Vaši obchodní partneři nemusí mít aplikaci Sofa. Stačí, když vyplníte správné jméno, e-mail a telefonní číslo. Sofa SignPoint uživatele ověří a zajistí jeho elektronický podpis:
Sofa podepsaný dokument automaticky uloží a podle nastavených pravidel archivuje. K dokumentu se můžete kdykoliv bezpečně vrátit a ověřit jeho platnost i po letech:
V hlavním menu je dostupná položka Ověření dokumentu. Touto cestou je možné okamžitě ověřit jakýkoliv dokument a všechny elektronické podpisy v něm. Tato ověření probíhají prostřednictvím kvalifikované služby SecuSign od Software602. Služba SecuSign je komplexní nástroj pro práci s el. dokumenty ve shodě s nařízením eIDAS a poskytuje bezpečnou práci s autorizovanými el. dokumenty. Služba je dostupná i pro integraci s jinými systémy i přes API rozhraní Sofa.
Funkci hromadného odesílání datových zpráv oceníte především ve chvíli, kdy potřebujete odeslat stejnou datovou zprávu na větší množství adresátů. Odesíláte-li například dodatek ke smlouvě všem vašim partnerům nebo změnu obchodních podmínek svým klientům hromadné odeslání datové zprávy se v tuto chvíli jeví, jako nejrychlejší a nejlevnější varianta. Standardní služby pro Datové schránky tuto funkci běžně nenabízejí a je nutné datovou zprávu odesílat každému jednomu uživateli zvlášť. Tuto funkci nabízí nyní právě aplikace Sofa.
Je možné nastavovat oprávnění pro čtení a odesílání datových zpráv uživatelům samostatně pro každou připojenou datovou schránku. V nastavení přístupu ke zvolené datové schránce (Administrace -> Datové schránky -> Nastavení přístupu do datových schránek) je možné uvést, které role nebo skupiny mají mít k této schránce právo čtenáře, odesílatele nebo zpracovatele.
Pro případ, že by uživatel spravoval více než jednu datovou schránku připojenou k Sofa, může využít pohled na všechny datové zprávy naráz, bez nutnosti se přepínat mezi jednotlivými datovými schránkami.
Dosud bylo možné předat datovou zprávu k vyřízení pouze uživateli. Sofa 5 umožní předání i skupině uživatelů. Pomocí automatizace tedy můžeme docílit toho, že datové zprávy od určitého odesilatele budou automaticky přiřazeny na skupinu účetních, právníků, managementu a již není potřeba datové zprávy jednotlivě třídit.
V administraci lze pro vybrané agendy nebo externí informační systémy povolit odesílání datových zpráv aparátem Sofa. V takovém případě mohou odesílat ze všech připojených datových schránek v dané firmě.
Nástroj pro správu požadavků a jejich schvalování, díky kterému získáte kontrolu nad tím, co se ve vaší společnosti děje.
Vyberete požadavek na schválení na portálu:
Vyplníte přehledný formulář žádosti a odešlete ke schválení. Sofa zajistí digitální proces schvalování:
Dokumenty můžete vložit do archivu SmartSafe odkudkoliv. Z e-mailu, z datové schránky nebo z aplikací Office. Archiv je připraven na evidenci od běžných formátů dokumentů, přes obrazové a zvukové záznamy až po specifické formáty. Z informačních systémů lze ukládat přes API rozhraní.
Vyhledávání v archivu je možné pomocí přednastavených filtrů a fulltextovému vyhledávání:
Pro zajímavost: Výrobce udává, jako nejčastěji poptávane archivace:
Cena je roční předplatné pro jednoho uživatele.
