Jsou dvě možnosti jak umožnit někomu z vaší firmy, aby mohl nahlédnout do Vaší pošty, či ji kompletně spravovat – delegovat. První možností je použít jednoduché nastavení v novém administrátorském rozhraní Office 365. Druhou možností je použití delegování složek a manuální nastavení přístupu k jednotlivým složkám pomocí aplikace Outlook.
Pokud máte svého delegáta vytvořeného pomocí Outlooku, nikde nepoznáte, které e-maily četl, nebo ne. Jediné, co můžete kompletně delegovat (tak, že vám ani nebudou chodit upozornění), je příjímání a vytváření schůzek. U delegáta vytvořeného přes Office 365 už neuvidíte vůbec nic. U toho ani nenastavíte úroveň oprávnění jednotlivých složek.
Doporučuji si možnosti delegace osobně vyzkoušet. Ideální je dle mého nastavení pomocí Outlooku a sdílení pouze jednotlivých složek. Nejjednodušší je však udělit kompletní práva na celý účet. Pak ale musíte delegátovi opravdu důvěřovat, takže to není moc bezpečné :-).
Nastavení přístupu k cizí poštovní schránce pomocí Administrace Office 365:
Administrace Office 365 nabízí následující možnosti nastavení přístupu:
Nastavení přístupu pro čtení e-mailů z jiné schránky.
Nastavení přístupu pro odesílání z jiné schránky.
Odesílání e-mailů jménem jiného uživatele.
Nastavení delegace e-mailové schránky v administraci Office 365
Nastavení přístupu pro čtení e-mailů z jiné schránky
Přihlašte se do Administrace Office 365.
Uživatelé > Aktivní uživatelé > zvolte uživatele.
Na záložce uživatele přejděte na Pošta > oprávnění k poštovní schránce > Číst a spravovat > Přidat oprávnění.
Vyberte uživatele s oprávněním ke čtení.
Delegace e-mailu v Office 365 - Číst
Nastavení přístupu pro odesílání e-mailů z jiné schránky
Přihlašte se do Administrace Office 365.
Uživatelé > Aktivní uživatelé > zvolte uživatele.
Na záložce uživatele přejděte na Pošta > oprávnění k poštovní schránce > Odeslat jako > Přidat oprávnění.
Vyberte uživatele, který má mít oprávnění odesílání.
Delegace e-mailu Office 365 - Odeslat jako
Nastavení přístupu pro odesílání jménem schránky
Přihlašte se do Administrace Office 365.
Uživatelé > Aktivní uživatelé > zvolte uživatele.
Na záložce uživatele přejděte na Pošta > oprávnění k poštovní schránce > Odeslat jménem uživatele > Přidat oprávnění.
Vyberte uživatele, který má mít oprávnění odesílání jménem uživatele.
Delegace e-mailu Office 365 - Odeslat jménem
Nyní počkejte, než se změny projeví (do 60 minut). Následně přidáme účet do Outlooku a Outlooku Online.
Postup pro delegáta v aplikaci Outlook
V aplikaci Outlook přejděte na kartu soubor > nastavení účtu > nastavení účtu.
Vyberte účet a klikněte na změnit > další nastavení > upřesnit.
V části otevřít tyto další poštovní schránky klikněte na přidat a zadejte požadovanou schránku.
Schránka se otevře mezi ostatními e-mailovými účty a delegát ji může používat, včetně kalendáře.
Outlook 2019 - nastavení účtu
Otevření dalšího delegovaného mailu k primárnímu účtu Outlooku
Postup v Aplikaci Outlook Online (OWA)
Otevřete Outlook Online.
Klikněte na složky pravým tlačítkem myši > Otevřít sdílenou složku.
Mezi složkami se vám otevře účet, ke kterému máte delegovaný přístup.
Outlook web app přidání delegované složky
Udělení delegovaného přístupu k e-mailové schránce z Outlooku
V aplikaci Outlook přejděte na kartu soubor > nastavení účtu > přístup delegáta.
Vyberete uživatele, který se má stát delegátem a nastavíte jeho práva.
Revidující - může číst.
Autor - může číst a vytvářet, dále měnit a odstraňovat to co sám vytvořil. Může například vytvořit úkol a žádost o schůzku ve vaší složce Úkoly nebo Kalendář a potom tuto položku odeslat vaším jménem.
Editor - může provádět to co Autor a navíc může měnit a odstraňovat položky to co jste vytvořili.
Dále si můžete nastavit, zda vám mají chodit pozvánky na schůzky a odpovědi na vámi vytvořené schůzky, nebo zda mají chodit pouze delegátům.
Outlook - nastavení práv delegáta
Nyní počkejte, než se změny projeví (do 60 minut). Následně přidáme účet do Outlooku a Outlooku Online.
Postup pro delegáta v aplikaci Outlook
Jednorázové otevření schránky nebo kalendáře:
Soubor > Otevřít > Složka jiného uživatele.
Pro přidání delegované schránky mezi e-mailové účty v Outlooku probíhá stejně jako při nastavení práv v Office 365 administraci:
V aplikaci Outlook přejděte na kartu soubor > nastavení účtu > nastavení účtu.
Vyberte účet a klikněte na změnit > další nastavení > upřesnit.
V části otevřít tyto další poštovní schránky klikněte na přidat a zadejte požadovanou schránku.
Schránka se otevře mezi ostatními e-mailovými účty a delegát ji může používat, včetně kalendáře.
Pokud nepůjde otevřít schránku, je potřeba aby vedoucí nastavil delegátovi přístup ke složkám manuálně. Tedy kliknutím na kořenovou složku účtu > Oprávnění složky > Přidat > Vyberete delegáta > nastavíte oprávnění a uložíte.
Oprávnění složky v Outlooku
Změna oprávnění složky v Outlooku
Při přístupu delegáta si dávejte pozor na odpovědi, odesílání a přeposílání zpráv. Je nutné upravit odesílatele v kolonce Od. V základním stavu se odesílají e-maily z primárního účtu. Při přijímání schůzek, stačí schůzku otevřít z delegovaného účtu a přijmout/nezávazně/odmítnout. Při vytváření schůzky, stačí otevřít kalendář delegovaného účtu a schůzku zde vytvořit.
Změna odesílatele v Outlooku
Máte nějaké dotazy nebo připomínky? Zanechte komentář a neváhejte se s námi spojit na facebooku!