Jsou dvě možnosti jak umožnit někomu z vaší firmy, aby mohl nahlédnout do Vaší pošty, či ji kompletně spravovat – delegovat. První možností je použít jednoduché nastavení v novém administrátorském rozhraní Office 365. Druhou možností je použití delegování složek a manuální nastavení přístupu k jednotlivým složkám pomocí aplikace Outlook.

Pokud máte svého delegáta vytvořeného pomocí Outlooku, nikde nepoznáte, které e-maily četl, nebo ne. Jediné, co můžete kompletně delegovat (tak, že vám ani nebudou chodit upozornění), je příjímání a vytváření schůzek. U delegáta vytvořeného přes Office 365 už neuvidíte vůbec nic. U toho ani nenastavíte úroveň oprávnění jednotlivých složek.

Doporučuji si možnosti delegace osobně vyzkoušet. Ideální je dle mého nastavení pomocí Outlooku a sdílení pouze jednotlivých složek. Nejjednodušší je však udělit kompletní práva na celý účet. Pak ale musíte delegátovi opravdu důvěřovat, takže to není moc bezpečné :-).

Nastavení přístupu k cizí poštovní schránce pomocí Administrace Office 365:

Administrace Office 365 nabízí následující možnosti nastavení přístupu:

1. Nastavení přístupu pro čtení e-mailů z jiné schránky.
2. Nastavení přístupu pro odesílání z jiné schránky.
3. Odesílání e-mailů jménem jiného uživatele.

Nastavení přístupu pro čtení e-mailů z jiné schránky

1. Přihlašte se do Administrace Office 365.
2. Uživatelé > Aktivní uživatelé > zvolte uživatele.
3. Na záložce uživatele přejděte na Pošta > oprávnění k poštovní schránce > Číst a spravovat > Přidat oprávnění.
4. Vyberte uživatele s oprávněním ke čtení.

Nastavení přístupu pro odesílání e-mailů z jiné schránky

1. Přihlašte se do Administrace Office 365.
2. Uživatelé > Aktivní uživatelé > zvolte uživatele.
3. Na záložce uživatele přejděte na Pošta > oprávnění k poštovní schránce > Odeslat jako > Přidat oprávnění.
4. Vyberte uživatele, který má mít oprávnění odesílání.

Nastavení přístupu pro odesílání jménem schránky

1. Přihlašte se do Administrace Office 365.
2. Uživatelé > Aktivní uživatelé > zvolte uživatele.
3. Na záložce uživatele přejděte na Pošta > oprávnění k poštovní schránce > Odeslat jménem uživatele > Přidat oprávnění.
4. Vyberte uživatele, který má mít oprávnění odesílání jménem uživatele.

Nyní počkejte, než se změny projeví (do 60 minut). Následně přidáme účet do Outlooku a Outlooku Online.

Postup pro delegáta v aplikaci Outlook

1. V aplikaci Outlook přejděte na kartu soubor > nastavení účtu > nastavení účtu.
2. Vyberte účet a klikněte na změnit > další nastavení > upřesnit.
3. V části otevřít tyto další poštovní schránky klikněte na přidat a zadejte požadovanou schránku.
4. Schránka se otevře mezi ostatními e-mailovými účty a delegát ji může používat, včetně kalendáře.

Postup v Aplikaci Outlook Online (OWA)

1. Otevřete Outlook Online.
2. Klikněte na složky pravým tlačítkem myši > Otevřít sdílenou složku.
3. Mezi složkami se vám otevře účet, ke kterému máte delegovaný přístup.

Udělení delegovaného přístupu k e-mailové schránce z Outlooku

1. V aplikaci Outlook přejděte na kartu soubor > nastavení účtu > přístup delegáta.
2. Vyberete uživatele, který se má stát delegátem a nastavíte jeho práva.
   1. Revidující - může číst.
   2. Autor - může číst a vytvářet, dále měnit a odstraňovat to co sám vytvořil. Může například vytvořit úkol a žádost o schůzku ve vaší složce Úkoly nebo Kalendář a potom tuto položku odeslat vaším jménem.
   3. Editor - může provádět to co Autor a navíc může měnit a odstraňovat položky to co jste vytvořili.
3. Dále si můžete nastavit, zda vám mají chodit pozvánky na schůzky a odpovědi na vámi vytvořené schůzky, nebo zda mají chodit pouze delegátům.

Nyní počkejte, než se změny projeví (do 60 minut). Následně přidáme účet do Outlooku a Outlooku Online.

Postup pro delegáta v aplikaci Outlook

Jednorázové otevření schránky nebo kalendáře:

1. Soubor > Otevřít > Složka jiného uživatele.

Pro přidání delegované schránky mezi e-mailové účty v Outlooku probíhá stejně jako při nastavení práv v Office 365 administraci:

1. V aplikaci Outlook přejděte na kartu soubor > nastavení účtu > nastavení účtu.
2. Vyberte účet a klikněte na změnit > další nastavení > upřesnit.
3. V části otevřít tyto další poštovní schránky klikněte na přidat a zadejte požadovanou schránku.
4. Schránka se otevře mezi ostatními e-mailovými účty a delegát ji může používat, včetně kalendáře.

Pokud nepůjde otevřít schránku, je potřeba aby vedoucí nastavil delegátovi přístup ke složkám manuálně. Tedy kliknutím na kořenovou složku účtu > Oprávnění složky > Přidat > Vyberete delegáta > nastavíte oprávnění a uložíte.