Jak Reception.ai funguje

Nasazení probíhá ve třech krocích a nevyžaduje programování ani zásahy do firemní infrastruktury.

Výrobce uvádí, že základní nastavení zabere méně než 5 minut. Recepční lze před ostrým provozem otestovat a ověřit, že odpovídá správně.

AI recepční – vyřizování hovorů

Jádrem produktu je hlasový AI asistent. Hovor přijme, pozdraví volajícího a vede s ním přirozený rozhovor. Nepoužívá tlačítková menu typu „stiskněte 1“. Rozumí běžné řeči a pamatuje si souvislosti v průběhu hovoru.

Klíčové funkce:

• Výběr hlasu z knihovny hlasů optimalizovaných pro telefonní kvalitu zvuku
• Úvodní pozdrav nastavitelný podle firmy, doporučená délka je do 15 slov
• Instrukce chování volným textem, například tón komunikace (formální, přátelský, stručný), priority („vždy se pokus domluvit termín“) nebo témata, kterým se má vyhnout
• Více než 70 jazyků s nastavením výchozího jazyka a dalších povolených jazyků
• Automatická detekce jazyka: recepční pozná, že volající mluví jinak, a plynule přejde do jeho jazyka

Přínos pro SMB:

• Nahrazuje nutnost držet člověka u telefonu po celou pracovní dobu
• Obsluhuje zahraniční klienty bez jazykově vybaveného personálu
• Zajišťuje jednotnou a profesionální komunikaci s každým volajícím

Pravidla chování recepční

Pravidla určují, jak se recepční zachová v konkrétních situacích. Zadávají se běžnou řečí, bez technických znalostí. Každá recepční může mít až 50 pravidel.

Příklady využití:

• Neposkytovat odborné či zdravotní rady, místo toho nabídnout termín u specialisty
• Před potvrzením rezervace vždy ověřit telefonní číslo volajícího
• Novým klientům zmínit úvodní slevu
• Nediskutovat o konkurenci a jejích cenách
• K vybrané službě nabídnout doplňkovou službu (upselling)

Přínos pro SMB: Firma má plnou kontrolu nad tím, co recepční říká. Zároveň může AI recepční využít jako aktivní prodejní kanál.

Nastavení hovorů a přepojování

Produkt umožňuje přesně určit, kdo hovor přijme jako první a kdy se přepojí na konkrétního člověka.

Režimy přijímání hovorů:

• AI jako první (výchozí): recepční přijímá všechny hovory okamžitě. Vhodné pro nepřetržitou dostupnost bez zapojení personálu.
• Personál jako první: nejprve zvoní telefon zaměstnance. Pokud ho nikdo nezvedne během nastaveného času (5–60 sekund), hovor převezme AI. Lze nastavit hudbu při čekání, spojovací hlášku a časový rozvrh, kdy tento režim platí.

Pravidla přepojení:

• Až 10 pravidel přepojení na jednu recepční
• Podmínka se zadává běžnou řečí, například „volající chce mluvit s majitelem“ nebo „dotaz se týká fakturace“
• Hovor se přepojí na zvolené telefonní číslo (majitel, účtárna, konkrétní zaměstnanec, pohotovostní linka)

Blokování čísel: Nežádoucí volající lze zablokovat přímo z historie hovorů nebo z karty klienta.

Schéma zpracování příchozího hovoru:

Přínos pro SMB: Osobní kontakt zůstává zachován tam, kde je žádoucí. AI slouží jako záchranná síť pro každý nepřijatý hovor.

Rezervační systém a kalendář

Součástí produktu je plnohodnotný rezervační systém. Recepční do něj zapisuje termíny přímo během hovoru.

Systém propojuje čtyři prvky:

• Služby: co firma nabízí (konzultace, střih, servis, pronájem)
• Personál: kdo službu poskytuje
• Zdroje: místnosti, křesla, kurty nebo vybavení s omezenou kapacitou
• Dostupnost: kdy je vše volné

Termín je nabídnut pouze tehdy, když má firma otevřeno, je volný kvalifikovaný zaměstnanec, jsou k dispozici potřebné zdroje a nedochází ke konfliktu s jinou rezervací.

Další funkce:

• Tři kanály rezervací v jednom kalendáři: telefon, web a ruční zadání v panelu
• Více poboček, každá s vlastní otevírací dobou, personálem a zdroji
• Volna a svátky pro celou firmu, jednotlivé zaměstnance nebo zdroje, s upozorněním na kolizi s existujícími termíny
• Správa stávajících rezervací po telefonu: recepční dohledá rezervaci podle čísla volajícího nebo potvrzovacího kódu

Přínos pro SMB: Nedochází k dvojím rezervacím ani k zapomenutým termínům. Recepce přestává být úzkým hrdlem provozu.

Veřejná online rezervační stránka

Kromě telefonu se zákazníci mohou objednat sami na hostované rezervační stránce.

Průběh rezervace:

1. Výběr služby
2. Volitelně výběr konkrétního zaměstnance
3. Výběr data a času
4. Zadání kontaktních údajů
5. Potvrzení a e-mail s potvrzovacím číslem

Klíčové funkce:

• Samoobslužná správa: zákazník přes zabezpečený odkaz bez přihlašování termín přesune, zruší nebo zobrazí detaily
• Nastavitelné časové sloty po 10, 15, 20, 30 nebo 60 minutách
• Rezervační okno od 7 do 365 dní dopředu
• Skupinové akce (kurzy, workshopy, lekce) s kapacitou 2–200 účastníků, rezervací více míst najednou a doplňky za příplatek
• Snadné sdílení odkazu na webu, v Google firemním profilu, na sociálních sítích nebo v e-mailovém podpisu

Přínos pro SMB: Zákazníci se objednají kdykoli bez telefonování a firma ušetří čas strávený domlouváním termínů.

Doručená pošta – hovory, vzkazy a mezery ve znalostech

Všechny interakce recepční se ukládají na jednom místě.

Hovory:

• Úplný přepis každého hovoru
• Délka, čas a číslo volajícího
• Shrnutí výsledku (termín rezervován, vzkaz přijat, dotaz zodpovězen)

Vzkazy s prioritou:

Mezery ve znalostech:
Pokud recepční nezná odpověď, zaznamená dotaz včetně kontextu a údajů o volajícím. Jakmile firma odpověď doplní, recepční ji začne okamžitě používat ve všech dalších hovorech.

Přínos pro SMB: Vedení má přehled o každém hovoru a recepční se s každým doplněním zlepšuje.

Znalostní báze

Znalostní báze obsahuje vše, co recepční o firmě ví nad rámec služeb, otevírací doby a personálu.

Zdroje znalostí:

• Obsah načtený z firemního webu
• Nahrané dokumenty, například PDF s ceníky, obchodními podmínkami nebo často kladenými dotazy
• Odpovědi doplněné k mezerám ve znalostech
• Automaticky přidaná konfigurace firmy (služby, hodiny, nastavení)

Při dotazu recepční prohledá znalostní bázi, sestaví přirozenou odpověď, a pokud informaci nenajde, zaznamená mezeru ve znalostech.

Přínos pro SMB: Odpovědi vycházejí z aktuálních firemních informací, nikoli z obecných znalostí AI.

Firemní asistent

Integrovaný AI asistent umožňuje řídit celý systém běžnou řečí, podobně jako při zadávání úkolu asistentce.

Bezpečnost změn: Asistent před každou úpravou dat zobrazí, co přesně provede, a čeká na potvrzení. Bez výslovného souhlasu nic nezmění.

Přínos pro SMB: Správa provozu nevyžaduje zaškolení v ovládání aplikace a běžné úkony zaberou několik vteřin.

Analytika a přehled výkonnosti

Analytický panel ukazuje výkonnost firmy a přínos AI recepční v čase.

Hlavní ukazatele s porovnáním proti předchozímu období:

• Tržby z rezervovaných služeb (plánovaná hodnota, nikoli skutečně přijaté platby)
• Počet rezervací
• Noví klienti

Podrobné grafy:

• Počet příchozích hovorů
• Míra konverze hovorů na rezervace
• Rezervace podle kanálu (AI recepční / web / ruční zadání)
• Průměrná délka hovoru

Časové období: posledních 7 dní, 30 dní nebo vlastní rozsah.

Přínos pro SMB: Vedení vidí, kolik zakázek recepční přináší, a může rychle reagovat na pokles poptávky nebo nedostatek volných termínů.

Integrace

Každou integraci lze přiřadit zákaznické recepční, internímu firemnímu asistentovi, nebo oběma. Nástroje určené zákazníkům tak zůstávají oddělené od interní správy.

Telefonní čísla a připojení k telefonní síti

Reception.ai podporuje dva způsoby, jak zákazníci AI recepční dovolají: vyhrazené číslo přidělené přímo v aplikaci, nebo vlastní telefonní číslo připojené přes SIP trunk. Díky SIP připojení může AI recepční přijímat hovory na českém čísle i na čísle, které firma už dnes používá.

Možnosti připojení:

Co lze připojit:

• Nové české telefonní číslo od poskytovatele SIP služeb. Pořízení je rychlé a levné.
• Stávající firemní číslo, které firma přesměruje k AI recepční přes svého operátora nebo ústřednu. Zákazníci volají na známé číslo a nic se pro ně nemění.
• Čísla globálních poskytovatelů hlasových služeb, například Telnyx, Twilio nebo Plivo.
• Firemní telefonní ústředny s podporou SIP, například 3CX nebo FreePBX.
• Čísla z dalších zemí pro firmy, které obsluhují zahraniční zákazníky.

Klíčové vlastnosti:

• Připojení se nastavuje přímo v aplikaci jako integrace SIP trunku, bez zásahu do chodu firmy.
• Jedno číslo lze přeřadit mezi recepčními, například při změně provozu nebo otevření pobočky.
• Počet současně připojených čísel závisí na zvolené edici.
• Vzkazy lze přijímat také přes webový chat na rezervační stránce, nezávisle na telefonu.

Přínos pro SMB:

• Důvěryhodnost: zákazníci volají na české číslo bez obav z poplatků za mezinárodní hovory.
• Kontinuita: firma si ponechá své zavedené číslo a AI recepční nasadí bez změny kontaktů na webu, vizitkách či v reklamě.
• Flexibilita: poskytovatele telefonních služeb lze kdykoli vyměnit bez ztráty nastavení recepční.
• Nízké náklady: SIP čísla patří k nejlevnějším způsobům firemní telefonie a obvykle jsou aktivní ihned.

Bezpečnost a ochrana dat

• Platforma ElevenAgents je certifikována podle ISO 27001 (řízení bezpečnosti informací)
• Platforma je certifikována také podle ISO 42001 (řízení systémů umělé inteligence)
• Přístup k datům a úpravám mají pouze oprávnění uživatelé firemního účtu

Přehled edic

1 kredit odpovídá 1 minutě telefonního hovoru nebo 2 minutám webového chatu.

Pro koho je Reception.ai vhodná

• Zdravotnictví a péče: ordinace, zubní kliniky, fyzioterapie, veterináři
• Služby krásy: kadeřnictví, kosmetické salony, barbershopy, wellness
• Řemesla a servisy: instalatéři, elektrikáři, autoservisy
• Poradenství: advokátní kanceláře, účetní, realitní makléři
• Sport a vzdělávání: fitness centra, jógová studia, jazykové a kurzové školy
• Půjčovny vybavení a prostor

Reception.ai vyřizuje hovory a rezervace. Osobní obsluhu zákazníků na místě nenahrazuje.

Shrnutí hlavních přínosů

• Více zakázek: každý hovor je zvednut a může skončit rezervací
• Úspora času: personál se věnuje zákazníkům, ne telefonu
• Profesionální dojem: jednotná a vstřícná komunikace ve více než 70 jazycích
• Kontrola a přehled: přepisy hovorů, vzkazy s prioritou a měřitelné výsledky
• Snadné nasazení: spuštění během několika minut, bez IT oddělení