Popis změn, které ovlivňují možnost připojení desktopové aplikace Outlook k Exchange Online u některých licencí

Co se stalo?

Od 16. ledna 2025 Microsoft aktualizoval popis služby Exchange Online a přidal poznámku, že připojení desktopového Outlooku (Windows i Mac) k Exchange Online vyžaduje licenci, která zahrnuje Microsoft 365 Apps. To znamená, že uživatelé s licencemi jako Exchange Online Plan 1, Plan 2, Office 365 E1, kteří nemají přístup k Microsoft 365 Apps, mohou mít problémy s připojením desktopového Outlooku k Exchange Online. Uživatelé s těmito plány nyní nemohou používat své dříve zakoupené desktopové aplikace Outlook, pokud nemají licenci zahrnující práva k desktopovým aplikacím Microsoft 365.

Tato informace byla přidána do oficiální dokumentace Microsoftu, konkrétně do popisu služby Exchange Online. V části týkající se klientů a mobilních zařízení je uvedeno, že připojení desktopového Outlooku vyžaduje licenci zahrnující Microsoft 365 Apps.

Co to znamená pro uživatele těchto licencí?

Uživatelé s licencemi bez Microsoft 365 Apps: Pokud mají uživatelé licenci, která nezahrnuje Microsoft 365 Apps (např. Exchange Online Plan 1), a používají desktopový Outlook koupený například dříve jako součást balíku Office, se setkají problémy při připojování své poštovní schránky na Exchange Online.

Proč to Microsoft dělá?

Údiv a hněv tato změna budí nejen mezi zákazníky, ale i partnery Microsoftu - samozřejmě včetně nás - partnerů Microsoftu. Osobně si myslím, že zákazníci jsou právem naštvaní, protože jim bylo historicky řečeno, že když si koupí Outlook (např. jako součást Office 2016 nebo 2019 s trvalou licencí), budou ho moct dál používat. A teď najednou změna pravidel za jízdy, protože Microsoft směřuje směřuje k předplatnému softwaru jako služby (SaaS) místo tradičního modelu jednorázového nákupu softwaru.

Co doporučuje Microsoft?

Podle zpráv od našich klientů hotline Microsoftu nabízí následující dvě řešení:

1. Upgrade licencí na ty, které zahrnují Microsoft 365 Apps (např. Microsoft 365 Business Standard, Premium nebo Office 365 E3), což zajistí plnou kompatibilitu s desktopovým Outlookem.
2. Použití Outlook Web App (OWA): Uživatelé mohou přistupovat k e-mailům prostřednictvím webového prohlížeče na outlook.office.com, což nevyžaduje licenci Microsoft 365 Apps.

Množí se různá oficiální vysvětlení:

• Vysvětlení zvýšením bezpečnostních standardů – že Microsoft se snaží ochránit data a zamezit zranitelnostem, které staré aplikace mají (což je určitě částečně pravda).

• Někdo to označuje za nutnou „industry standard“ změnu, která je běžná i u jiných cloudových poskytovatelů, že prostě lokální aplikace musí držet krok s cloudem a že jejich kombinace má určitou „životnost“.

• Microsoft sám komunikuje výhody balíčku Microsoft 365 Apps. Že zákazník získá nejnovější Office, Teams, OneDrive, bezpečnostní nástroje...

💡My a další partneři Microsoftu ale všichni víme, že Microsoft udělal krok, se kterým nesouhlasíme, ale nemáme možnost ho nijak obejít. Microsoft nechal komunikaci s klienty na nás amy tedy musíme najít nějaká řešení.

Co s tím tedy dělat podle nás?

1. Udělat si z webového Outlooku "desktopovou aplikaci" Windows

Outlook na webu můžete přidat jako aplikaci do Windows, takže bude vypadat a chovat se skoro jako běžný program. Bohužel z něj Microsoft odstranil offline režim, takže je potřeba být při používání online na internetu. Každopádně pro běžné používání je pro uživatele mnohem intuitivnější připravit si tuto aplikaci..

V Google Chrome / Edge:

1. Přihlaste se do https://outlook.office.com/mail/.
2. V pravém horním rohu (v Chromu tři tečky svise / v Edge vodorovně) najděte možnost "Instalovat aplikaci Outlook (PWA)" (Chrome) nebo "Nainstalovat Outlook (PWA)" (Edge).

3. Po instalaci se Outlook Web chová skoro jako běžná desktopová aplikace:

• Má vlastní ikonu na ploše.
• Otevírá se ve vlastním okně bez adresního řádku.
• Můžete ji připnout do Startu nebo na hlavní panel.

💡Pro mnoho lidí, pracujícíh v kanceláři a neustále připojených na internet toto jednoduché řešení může být nejen vhodnou první pomocí při nefunkčnosti jejich Outlooku, ale klidně i plnohodnotnou náhradou desktopové aplikace. Navíc je aplikace vždy aktuální a skutečně není třeba nic kupovat.

2. Zkuste Mozilla Thunderbird poštovního klienta zdarma

Pokud jste ochotní trochu slevit z uživatelského komfortu a nepoužíváte pokročilé funkce (kam bohužel patří i sdílené poštovní schránky), můžete zkusit Thunderbird, což je svobodný software a je přeložený také do češtiny. Je lokalizován a podporován projektem Mozilla.cz.

1. Stáhněte instalační soubor zde: https://www.thunderbird.net/cs/ a spusťte instalaci.
2. Zadejte Vaše celé jméno (zobrazované příjemcům), Váš e-mail a heslo.

3. Thunderbird požádá o potřebná oprávnění k mailové schránce (správce může schválit jednorázově pro celou organizaci).

4. Thunderbird umí připojení přes IMAP, což funguje pořád, ale – a tady je háček – Microsoft postupně omezuje základní autentizaci (Basic Auth), což se týká právě IMAP/SMTP. Je tedy důležité přímo připojit Thunderbird přes Exchange protokol (EWS nebo MAPI) pomocí instalace doplňku, jak vidíte níže..

5, Po instalaci doplňku již vidíte možnost připojení k Exchange/Office 365

6. Účet bude vytvořen

5, Po prvním spuštění pak doporučuji nastavit Thunderbird jen pro poštu, protože použití úkolů a kalendáře je velice nepřehledné a často koliduje s dalšími službami Microsoftu.

💡Thunderbird nenabízí plnou náhradu Outlooku: Kalendář a kontakty nejsou s Exchange Online integrované dokonale a některé funkce (sdílené schránky, pokročilé politiky) prostě neumí. Pokud ale potřebujete skutečně jen poštovního klienta je výtečný.

Jak je to u zákazníků s Apple Mail (nativní aplikace Mail na iOS/macOS)

Apple Mail používá Exchange ActiveSync nebo IMAP/SMTP. Pokud je ve vaší organizaci povolena moderní autentizace (OAuth2), Apple Mail dokáže Exchange Online stále používat.

Co je ale špatná zpráva - pro Outlook pro Mac desktopovou aplikaci platí stejné omezení jako u Windows: Pokud zákazník nemá licenci s Microsoft 365 Apps, nebude Outlook pro Mac možné připojit k Exchange Online. Takže Outlook 2019 pro Mac s trvalou licencí = stejný problém jako u Outlooku pro Windows. Tady se bez Microsoft Apps uživatel neobejde (nebo vyzkouší také Mozillu Thunderbird - viz. výše, která je k dispozici i pro Mac.

A co mobilní aplikace Outlook pro Android a iOS

Pro uživatele s licencí Exchange Online Plan 1 nebo Plan 2 je mobilní aplikace Outlook pro iOS a Android stále plně funkční a oficiálně podporovaná. Všechny změny se týkají desktopové aplikace Outlook, nikoli mobilní verze.