provozuje Innovative Business s.r.o.
V dnešní době, kdy se firmy stále více spoléhají na e-maily jako na hlavní komunikační kanál, je důležité rozumět tomu, jakým způsobem můžete své e-maily spravovat a archivovat. Microsoft používá několik různých termínů, které se týkají archivace v prostředí Office 365, Exchange Online a Outlooku, a není divu, že z toho může vzniknout trochu zmatek. Pojďme si tedy ujasnit, jaké druhy archivů existují, jak fungují a co od nich můžete očekávat.
Pokud používáte desktopovou aplikaci Outlook, můžete se setkat s takzvanou Lokální archivací. Ta funguje jednoduše tak, že e-maily přesouváte do složky "Archiv" přímo v aplikaci. Lokální archiv znamená, že e-maily se fyzicky přesunou z vaší hlavní poštovní schránky do zvláštní složky, ale stále zůstávají na stejném místě, což znamená, že je máte uložené buď v cloudové poštovní schránce (pokud máte Microsoft 365) nebo lokálně na vašem disku (pokud používáte Outlook bez propojení s cloudem). Výhodou lokální archivace je rychlost a přehlednost. Nevýhodou je, že pokud e-maily zůstávají na lokálním zařízení, mohou být ohroženy ztrátou, pokud by došlo k poškození disku nebo ztrátě zařízení.
Pak je zde Exchange Online Archiv, často označovaný jako In-Place Archive nebo Online Archiv. Toto je funkce, kterou můžete dokoupit k předplatnému Microsoft 365 a která poskytuje další úroveň archivace. E-maily se v tomto případě ukládají do speciálního archivu na serverech Microsoftu, což znamená, že data jsou fyzicky uložená v cloudu. Výhoda tohoto řešení spočívá v tom, že uživatelé nemusí řešit limity velikosti své primární schránky, protože online archiv poskytuje v podstatě neomezenou kapacitu. Také máte jistotu, že jsou vaše e-maily zálohovány na cloudových serverech Microsoftu, takže jsou chráněny před ztrátou.
Exchange Online Archiv vám umožní snadno přístup k vašim starším e-mailům přímo v aplikaci Outlook, kde vidíte složku "Online Archiv" vedle své běžné složky doručené pošty. Díky tomu máte veškeré zprávy na jednom místě, ať už se připojíte přes počítač nebo mobilní zařízení.
Microsoft dále nabízí možnost automatické archivace prostřednictvím tzv. zásad uchovávání (Retention Policies), což je velmi užitečný nástroj, zejména pro firmy, které chtějí zajistit, že budou důležité e-maily uchovány po stanovenou dobu. Automatická archivace funguje tak, že podle nastavených pravidel systém přesouvá staré e-maily do archivu, což může být buď lokální archiv, nebo Exchange Online Archiv. To zajišťuje, že zůstává hlavní poštovní schránka čistá a přehledná a starší zprávy jsou bezpečně archivovány.
Důležité: Funkce archivace a automatické archivace nemusí být dostupné, pokud je váš poštovní profil spojený se serverem Exchange. Taky je možné, že vaše organizace má zásady uchovávání pošty, které se používají místo automatické archivace.
Další informace o nastavení automatické archivace najdete v tématu Vysvětlení nastavení automatické archivace.
Zde je dobré si ujasnit, že archivace není to samé jako záloha. Lokální archivace (např. archivní složky přímo v Outlooku) nezajišťuje zálohování dat, protože pokud byste ztratili přístup ke svému zařízení, ztratíte i archiv. Naopak Exchange Online Archiv je uložen v datacentrech Microsoftu a je automaticky zálohován v rámci cloudové infrastruktury. To znamená, že jsou vaše data mnohem lépe chráněna proti případným ztrátám.
| Typ archivace | Výhody | Nevýhody |
|---|---|---|
| Lokální archivace | Rychlý přístup, jednoduché použití | Riziko ztráty dat při poškození disku |
| Exchange Online Archiv | Neomezená kapacita, cloudové zálohy | Dodatečné náklady, závislost na připojení |
| Automatická archivace | Automatizace, přehlednost | Závislé na správné konfiguraci |
Pokud spravujete malou nebo střední firmu, je důležité najít správnou rovnováhu mezi jednoduchostí a bezpečností. Pro většinu firem bude ideálním řešením kombinace lokální archivace pro krátkodobé uložení a Exchange Online Archivu pro dlouhodobé a bezpečné uchování dat. Lokální archivace je vhodná pro rychlý přístup k méně důležitým e-mailům, zatímco Exchange Online Archiv slouží jako bezpečné místo pro dlouhodobou archivaci.
Zásady uchovávání jsou skvělý nástroj pro automatizaci tohoto procesu, takže pokud vaše firma potřebuje zajistit soulad s regulačními požadavky nebo interními pravidly, určitě doporučuji jejich nastavení a pravidelné sledování.
Microsoft nabízí více možností, jak e-maily archivovat, a každá z nich má své specifické výhody a nevýhody. Klíčové je pochopit, že archivace není zálohování, a zvolit správný nástroj pro vaše potřeby, ať už jde o rychlou organizaci nebo bezpečné dlouhodobé uchování důležitých zpráv. Tímto způsobem můžete udržet své e-maily pod kontrolou a bez starostí.