Automatické odpovědi „Mimo kancelář“ (Out of Office), jsou velmi užitečné, pokud potřebujete dát ostatním vědět, že nejste dostupní. Někdy ale může být potřeba, aby tyto automatické zprávy nebyly odesílány na určité e-mailové adresy, například na interní servisní adresu nebo na systémové e-maily, kde není odpověď vyžadována. Tento článek vám ukáže, jak v Outlooku správně nastavit pravidlo, které zajistí, že na konkrétní adresu nebude automatická odpověď odeslána.
Postup krok za krokem
- Otevřete Outlook a přejděte do sekce Automatické odpovědi (mimo kancelář)
- Vlevo dole klikněte na Pravidla...
- Otevře se okno Pravidla pro automatické odpovědi
- Pokud již máte pravidlo pro automatické odpovědi, můžete ho upravit. Pokud ne, vytvořte nové pravidlo kliknutím na Nové pravidlo.
- Nastavení podmínky pro konkrétní adresu
- V části, kde vybíráte podmínky, označte od konkrétního odesílatele.
- Klikněte na odkaz konkrétní odesílatel a zadejte e-mailovou adresu, na kterou nechcete odesílat automatické odpovědi.
- Po vložení adresy klikněte na Další.
- Nastavení akce pro zastavení zpracování dalších pravidel
- V následujícím kroku nevybírejte žádnou akci, jako je přesun zprávy nebo upozornění.
- Místo toho zaškrtněte volbu Zastavit zpracování dalších pravidel. Tato akce zajistí, že pokud přijde e-mail z uvedené adresy, Outlook zastaví další kroky, a tedy i odeslání automatické odpovědi.
- Klikněte na Dokončit a poté na OK, aby se pravidlo uložilo.
Tím je pravidlo aktivováno a Outlook už nebude odesílat automatické odpovědi na e-maily z adresy, kterou jste v pravidle zadali.
Testování pravidla
Je vždy dobré nově vytvořené pravidlo otestovat. Pošlete testovací e-mail z adresy, kterou jste v pravidle zadali, a zkontrolujte, zda automatická odpověď byla skutečně zablokována. Pokud žádná odpověď nedorazí, znamená to, že pravidlo funguje správně.
Tipy pro efektivní správu automatických odpovědí
- Můžete přidat více adres, na které nechcete, aby byly automatické odpovědi odesílány, stačí je přidat do stejného pravidla.
- Ujistěte se, že pravidla nastavujete s dostatečnou přesností, aby neblokovala automatické odpovědi, které byste jinak chtěli poslat.
Tímto způsobem můžete jednoduše omezit odesílání automatických odpovědí na určité e-mailové adresy, což vám pomůže lépe spravovat komunikaci a vyhnout se posílání zbytečných zpráv tam, kde to není potřeba.
